5 consejos para facilitar la migración de tu software

5 consejos para facilitar la migración de tu software

Es una obligación para las grandes y medianas empresas contar con sistemas tecnológicos que faciliten sus procesos de gestión y manejo de datos, pero la verdad es que no siempre tienen un programa adaptado a sus necesidades, lo que hace que, al intentar migrar de un software a otro, entren en caos.

¿Identificado? Pues tranquilo, sabemos que la prioridad para tu compañía es contar con un sistema adaptado, confiable y eficiente, por eso hemos recopilado cinco consejos para que esa migración de software no se convierta en un verdadero problema para los usuarios, así que aprovecha al máximo nuestros tips para cada etapa de la transición.

Migrar a un software ERP de forma exitosa

¿Para qué molestarnos en hacer el cambio de un sistema que ya empleamos a un software ERP? Migrar aun software completamente adaptable tiene una serie de beneficios:

• Te permite realizar diversas tareas evitando el retrabajo.
• Evita fallas y pérdidas de datos.
• Es seguro y confiable.
• Es usuable y amigable.
• Es eficaz para medianas compañías y grandes grupos empresariales.
• Se adapta para crecer con tu empresa.

Si el sistema informático que utilizas no te brinda esos resultados, necesitas migrar a un software ERP. Ahora bien, lo que ahora queremos contarte es cómo lograr que el proceso de transición sea lo más exitoso posible.

1. Trabaja cada proceso de forma incremental.

Aplica la siguiente regla: de menos a más.

Desarrollar un software ERP puede ser una tarea tediosa si pensamos en todo lo que necesitamos que la empresa contratada desarrolle, ahora imagina implementarlo en la compañía, puede parecer que es demasiado.

La menor manera de comenzar a hacerlo es definir un proceso inicial que luego puedas ir ajustando e incrementando. Todos los módulos del sistema son importantes, valida cada proceso implementando las pequeñas entregas y avanza por cada una de ellas, o vas a lograr de la mano con la empresa que contrates.

Esto puedes hacerlo durante la ejecución y el entrenamiento, piensa en un método que te permita aprobar el funcionamiento del sistema sin atascarte en él y sin complicar su comprensión. Poco a poco te irás familiarizando con el uso y funcionamiento, pero, de entrada, no te desesperes.

2. Estructura un cronograma de ejecución.

Este segundo consejo complementa perfectamente el primero ya que agendar y planear el desarrollo por etapas va a facilitarte, por mucho, la tarea.

Cuando decides migrar de software debes hacerlo con una empresa profesional que te facilite la estructura de los pasos a seguir en cada proceso. Es importante conocerlos para así evitar retrasos.

La implementación y el entrenamiento deben también ser realizados bajo planeamiento para aprovechar mejor el tiempo de los colaboradores y garantizar la efectividad del trabajo.

Además, tener un cronograma permitirá que puntualices tus dudas y preguntas para cada etapa y te mantendrá informado de todo. Con esto puedes supervisar que el servicio contratado cumpla lo prometido.

3. Comienza con las empresas más pequeñas.

Si tienes un grupo empresarial pide que comiencen a migrar a las empresas más pequeñas al inicio del proceso, luego avancen en migrar al resto de empresas más grandes.

Esta modalidad te permite aprender más rápidamente y corregir errores pequeños antes de trabajar en empresas más complejas, tendrás también más relación con el funcionamiento del software.

Ten en cuenta este paso a la hora de estructurar el cronograma de trabajo del que hablamos anteriormente.

4. Buena comunicación con la dirección de empresa.

Este consejo es vital, de hecho, es uno de los más importantes.

Los directivos transmiten con claridad las necesidades que la empresa tiene y los problemas que necesitan resolver y los proveedores del software saben cómo hacerlo. Si no lo comunican ¿puedes imaginar el resultado que tendrán?

Por ello, debe existir una comunicación constante y cercana entre ambas partes, esto es pieza clave para lograr los objetivos y avanzar efectivamente.

Quizá surjan dudas o requerimientos en la medida en la que se avanza con el desarrollo del ERP, no te preocupes, particípales y coméntenlo.

Es un error asumir que la empresa contratada ya lo sabe todo sobre lo que necesitamos o que el cliente en cuestión está absolutamente informado del proceso. Mantener una buena relación de comunicación les ahorrará posibles malentendidos y retrasos.

5. Entrenamiento práctico para el uso del software.

Un entrenamiento efectivo debe cubrir los aspectos teóricos-prácticos, de hecho, esa es la forma que da mejores resultados.

Asegúrate de que cada usuario reciba la debida capacitación para el uso de las funciones del sistema respectivas a su cargo o rol dentro de la empresa, así como acompañamiento durante la fase práctica y asistencia inmediata ante posibles problemas.

Sumado a ello, la empresa que desarrolle el software deberá brindar una recapacitación que permita que los usuarios del sistema afiancen su aprendizaje. La consolidación del conocimiento es muy importante y solo es posible si cuentas con un equipo profesional y experimentado.

No contrates empresas que no hayan hecho un trabajo similar al que tú necesitas que hagan, posiblemente no sepan manejar los entrenamientos de forma eficaz.

Conclusión

Recuerda que hacer la migración de un software común a un software ERP es importante en el crecimiento y desarrollo de tu empresa, ya que tendrás, en ese sistema, un aliado que potencialice el rendimiento de las tareas en tu compañía.

Así que, la mejor decisión que puedes tomar es escoger una empresa que con su amplio equipo de profesionales y su experiencia en el mercado logre brindarte las soluciones que necesitas. En Inventiva estamos dispuestos a ser tus aliados en este proceso.

Finalmente, ya que has leído los consejos, solo queda que tú y tu grupo de trabajo los ponga en práctica. Trabajar en equipo hará que todo el proceso sea más fácil, así que recomienda este artículo a los miembros de tu empresa, directivos y usuarios del software para que esta herramienta les ayuda tanto como a ti.

¿Y tú ya tienes un software ERP para tu negocio o empresa? Aquí abajo te dejamos nuestro catálogo de módulos, en el encontrarás el sistema adecuado para que tu empresa mejore el rendimiento.

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