Planillas VS sistemas ERP: ¿Cuándo es mejor utilizar cada uno?

Como administrador o dueño de tu negocio, sabes que en un mercado competitivo necesitas contar con herramientas que te ayuden a gestionar los procesos involucrados en el funcionamiento de tu negocio. 

A medida que una empresa crece sus necesidades cambian; todo se vuelve mucho más complejo. Aun así, muchos líderes o gerentes se rehúsan a dejar de usar planillas.

Y tú, ¿sabes cuándo es mejor usar un sistema ERP o planillas? En el siguiente artículo veremos las ventajas y desventajas de cada uno, para que puedas tomar la decisión correcta.

Planillas vs Sistemas ERP: ¿Cuándo es mejor utilizar cada uno?

Las planillas sirven para recopilar, organizar y analizar datos comerciales, esto es ideal para gestionar tu empresa, ¿cierto? Pero qué pasa cuando la información de tu empresa crece tanto como tu negocio. Encontrar información sobre tus clientes, ventas, finanzas…será toda una odisea.

Por otro lado, la carga de trabajo y el análisis de datos se hacen más complicados. Además, los errores de ingreso de datos y las redundancias pueden pasar desapercibidos durante las verificaciones y el procesamiento manual de datos.

La información de las planillas se centra en lo que sucedió en el pasado, no en lo que sucederá en el futuro a corto o largo plazo.

Con un sistema ERP todo estos errores desaparecen y es mucho más fácil el ingreso y gestión de los datos, ya que están diseñados para eso. Puedes extraer información de múltiples tablas de manera sencilla y en tiempo real. Lo que te permitiría satisfacer las necesidades de tus clientes y hacer más eficientes tus procesos.

Como líder podrás ejecutar operaciones, analizar y administrar al instante. Esta sin duda es una estrategia más rentable para acelerar el crecimiento, en frente a esto las hojas de cálculos quedan obsoletas.

Ahorro de tiempo

En una planilla toda la información debes gestionarla manualmente: datos de ventas, información del clientes, facturación… todo esto consume mucho tiempo. Además, del riesgo asociado con el ingreso de información errada. 

Introducir y gestionar la información comercial de tu negocio con un sistema ERP es mucho más rápido y seguro. Las tareas de recursos humanos, finanzas e informática pueden mejorarse significativamente gracias a la visibilidad que ofrece. 

Hacerle seguimiento al rendimiento empresarial y las oportunidades emergentes con un montón de planillas probablemente convertirá la tarea en un dolor de cabeza para tus colaboradores: datos no consolidados, redundancias, percepciones sesgadas y cuestionables, etc.

A través de un software ERP es posible ejecutar los distintos procesos administrativos y operaciones en una misma plataforma al mismo tiempo que se integra con las herramientas que usas diariamente como PDF, correo electrónico, etc.

Esto significa que tu negocio podrá contar con:

• Información integrada y en tiempo real de todos los procesos (ventas, compras, inventario, finanzas, administración, etc.);
• Visibilidad total del negocio;
• Informes detallados y globales que ayudan a tomar mejores decisiones;
• Información certera sin duplicados, retrabajo, errores de transcripción ni riesgos de pérdida.

Seguridad

Si bien las planillas son herramientas poderosas, todavía existen desventajas significativas que pueden afectar la gestión de tu empresa. Usar planillas implica riesgos, especialmente si tienes que administrar grandes volúmenes de datos confidenciales. 

Por ejemplo, una vez que compartas un archivo, perderás el control sobre él, lo que aumenta los riesgos asociados con la seguridad de los datos, cualquiera podrá tener acceso a ellos. 

Además, si tus decisiones y estrategias comerciales se basan en los datos y los cálculos dentro de estas planillas, si no puedes auditarlos y controlarlo eficazmente tu empresa estará en riesgo.

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Infográfico: Planillas VS Sistemas ERP

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Conclusión

Usar planillas o un sistema ERP es una decisión que depende de muchos factores. Como por ejemplo el tamaño de la empresa: si estás comenzando con tu negocio, la facturación es poca y tienes poco personal, podrías optar por las planillas.

Ahora bien, si tienes una empresa que maneja mucha información y que está en crecimiento, un sistema ERP es la mejor solución para ti. Te permitirá aumentar la visibilidad de tu negocio en detalle y realizar análisis para tomar las mejores decisiones.

En todo caso, es fundamental que analices muy bien si tu organización ha superado o no las capacidades de las hojas de cálculo y necesitas migrar hacia un sistema ERP. Aquí algunas señales que ayudarán a tomar la decisión:

• Tienes datos de los empleados, clientes y proveedores guardados en tus computadoras o dispositivos, pero no están relacionados entre sí y se almacenan en ubicaciones dispersas... ¡es un dolor de cabeza encontrar los datos!
• Tus empleados pasan más tiempo recolectando y organizando datos que trabajando con ellos.
• Es difícil obtener información en tiempo real.
• No puedes acceder a tus datos desde cualquier lugar y cualquier dispositivo, en cualquier momento.
• Tienes acceso limitado a la información desde dispositivos móviles (por ejemplo, puede ver información pero no puede editarla).

Las planillas siguen siendo una herramienta para administrar procesos comerciales básicos, desempeñan un papel invaluable específicamente en análisis financieros, informes y paneles. Sin embargo, con el hecho de que no son flexibles, seguras y no pueden integrar todas las áreas de la empresa.

En definitiva, sobran las razones para elegir al software ERP como una solución tecnológica integral que te brinda la máxima agilidad y eficiencia en la gestión empresarial.

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