Imagine por alguns segundos que você pode ter à sua disposição todos os resultados e dados das ações realizadas no seu negócio, para usá-los e conseguir resultados mais eficientes e controlados.
Vou contar uma história. Era a década de 1960, um período de grandes mudanças sociais e inovação. Muitos inventos estavam sendo desenvolvidos, entre eles sistemas para aumentar a gestão e o controle de estoques, com o objetivo de manter um nível adequado de stock.
Chegava 1970 e novas tecnologias surgiam em todo o mundo. Com elas, veio o Sistema de Controle e Automatização da Produção, mas isso não bastou.
Chegou a década de 80 e foi criado o Sistema de Planejamento e Controle de todos os processos produtivos do nosso negócio. Avançávamos cada vez mais. Nos anos 90, já controlávamos os processos internos e externos das nossas empresas, ou seja, éramos capazes de saber tudo o que era necessário para uma perfeita planificação.
Isso foi suficiente?
Não foi suficiente. Combinamos tudo para que você aproveite os benefícios de cada um desses sistemas em um só lugar: no Sistema ERP.
Um Sistema ERP (Enterprise Resource Planning) é um sistema de planejamento e regulação de recursos corporativos que abrange desde a produção até a distribuição ou mesmo recursos humanos. Em poucas palavras, é um sistema que permite a integração de várias operações de uma empresa.
Com um Sistema ERP, você economiza tempo e esforço, facilita a tomada de decisões e organiza de maneira concreta os diferentes pilares da sua empresa, como:
- Receitas
- Gastos
- Estoques
- Fluxo de caixa
- Conciliação bancária
- Vendas
- Recursos humanos
- Contabilidade
- Marketing
Em poucas palavras, um sistema de gestão empresarial é aquele que torna uma empresa mais efetiva e melhora seus resultados, com o objetivo de alcançar benefícios ou metas no menor tempo possível.
Como um Sistema ERP pode ajudar você?
1- Economia de tempo
Ele permite executar os processos da sua empresa no menor tempo possível para alcançar as metas propostas e conseguir os melhores resultados. Ao poupar esse processo aos seus colaboradores, você obtém maior eficiência e menores margens de erro.
2- Processos padronizados
Se você já reduz o tempo nos processos, é hora de torná-los padronizados com uma única ferramenta em todas as áreas de trabalho. Isso ajuda a ter operações mais eficientes em um prazo menor, até alcançar operações automatizadas.
3- Tomada de decisão assertiva
No momento da tomada de decisões, o sistema acompanha você com dados concretos que ajudam na análise das melhores opções. Assim, você conseguirá ter relatórios exatos, dados de processos e uma análise completa da área desejada.
4- Mais segurança nas informações
A principal característica dos Sistemas ERP é a segurança da informação, porque você conta com uma base de dados que resguarda tudo o que é necessário sobre sua empresa, buscando proteger documentos, estatísticas e relatórios e evitando sua perda.
- A segurança é alcançada aplicando certas medidas que garantem um controle rigoroso sobre as informações que entram e saem do Sistema ERP.
- A informação fica contida em um único servidor, ao qual somente o pessoal especializado no uso do sistema tem acesso.
- O servidor fica restrito à rede local da empresa, e apenas certos usuários têm acesso a ele.
- Todos os dados registrados dentro do sistema são criptografados, reduzindo complicações e permitindo sua recuperação a qualquer momento.
- Todos os movimentos são registrados, permitindo saber qual usuário realizou a ação, como e a partir de qual terminal.
O sistema conta com uma ferramenta que executa backups da base de dados, prevenindo a perda de informações por falhas como problemas elétricos ou tentativas de violação da integridade do sistema.
5- Custos operacionais reduzidos
O Sistema ERP automatiza os processos operacionais, reduzindo o número de colaboradores necessários, melhorando a organização e aumentando a produtividade. Isso reduz as probabilidades de erro que poderiam aumentar os custos caso acontecessem.
Como escolher o melhor sistema ERP?
Quando falamos em escolher um sistema para conduzir os processos de gestão da sua empresa, você deve considerar vários fatores que tragam benefícios, entre eles:
1- Definir suas necessidades
Conheça o que você precisa cobrir e o que não precisa com o sistema. É fundamental saber o que deseja no momento de adquiri-lo. Estudar adequadamente as necessidades da sua empresa ajudará você a escolher o sistema certo.
Não ter isso claro pode causar desalinhamentos. Inclusive, vemos sistemas que deixam de ser implementados por não conseguirem atender às necessidades de uma empresa.
2- Verificar as características
Depois de saber quais necessidades se ajustam à sua empresa, é bom verificar as características de cada opção, para saber se você prefere um software personalizado, totalmente adaptado ao seu modelo de negócio, ou um software padronizado que cumpra as funções básicas de qualquer empresa.
3- Avaliar a complexidade da empresa
Saber o quão complexa é sua empresa é um dos pontos-chave. Você pode entender isso pelo tamanho da empresa, se é uma empresa internacional que lida com diferentes idiomas e moedas ou, pelo contrário, se é local. Também é importante conhecer sua flexibilidade para se adaptar a novos cenários internos e externos.
O nível das tecnologias que ela implementa, os sistemas de gestão empresarial e os instrumentos jurídicos a seu serviço também indicam o quão complexa é uma empresa.
Além disso, conhecer os processos realizados dentro da companhia ajudará a definir o tipo de Sistema ERP que você decidirá utilizar. É preciso avaliar se o sistema será para uma pequena ou média empresa (PMEs) ou para uma grande empresa.
Selecionar um sistema ERP adequado à complexidade dos processos é essencial para ajudar a empresa em seu crescimento. Existe uma ideia geral de que quanto mais funcionalidades o sistema tiver, melhor será. Na verdade, é o contrário: a implementação de um software desse tipo com excesso de funções pode fazê-lo fracassar e significar um gasto adicional e perda de valor.
4- Verifique os casos de outras empresas que utilizam o sistema
Você pode encontrar muitas referências de empresas que utilizam determinado Sistema ERP. Uma forma fácil é acessar o site das empresas fornecedoras de sistemas, onde encontrará casos de empresas que são clientes. Veja esses casos e procure conversar com algumas empresas que já utilizam o sistema que você pretende implementar.
5- Considere a facilidade de implementação do sistema
Ao escolher um software ERP, você deve levar em conta a facilidade que será oferecida aos seus colaboradores. No entanto, no curto prazo, é importante saber que, para o uso correto desse sistema, serão necessárias capacitações. Busque uma empresa para instalar o software que ofereça treinamento, faça novo treinamento se necessário e também ajude em caso de complicações no uso diário.
6- Estabeleça o orçamento
Você deve estabelecer um orçamento do que poderá investir no sistema e considerar que, quanto mais personalizada for a ferramenta, maior será seu custo. Obviamente, com isso também aumentam os benefícios do sistema ERP para sua empresa.
Sistema ERP da Inventiva
Deseja levar sua empresa a outro nível?
Quero falar um pouco sobre nosso sistema, o Sistema ERP da Inventiva. Ele é uma ferramenta totalmente adaptada ao Paraguai que permitirá diminuir processos, agilizar a tomada de decisões e obter resultados precisos.
Com o Sistema ERP da Inventiva, você poderá alcançar a automatização e o controle de todos os processos da sua empresa, obtendo melhores resultados. Essa ferramenta pode ser implementada em:
- Compras
- Estoques
- Saídas de produtos.
- Automatização do faturamento de estoques
- Relatórios fiscais
- Relatórios orçamentários
- Informação de ranking de vendas
- Gestão centralizada de múltiplas empresas e unidades de negócios
- Módulo de exportações e importações
- Módulos de contratos
- Controle de produção
- Informação gerencial
- Entre outros recursos, com mais de 100 módulos à sua disposição.
Em poucas palavras, você alcançará maior integração, o que equivale a maior produtividade para sua empresa, conquistando resultados espetaculares e a otimização de processos para maiores ganhos no menor tempo possível.
Por isso, quero concluir dizendo que a integração de um Sistema ERP não é para qualquer empresa, mas para aquelas que realmente desejam alcançar resultados diferentes e impressionantes que permitam atingir as metas traçadas.
Quer conhecer mais sobre nosso sistema?
Deixo aqui o caso do Grupo Barr, seus desafios, entre eles um sistema que se adaptasse aos seus processos, e como foi a implementação do sistema ERP nas empresas que compõem o grupo.
