Saber se seu sistema ERP atende às suas necessidades empresariais depende da resposta a uma série de perguntas-chave relacionadas à capacidade, às comunicações, ao manejo e análise de informações, ao monitoramento e à segurança do software.
Responder às oito perguntas a seguir é a melhor maneira de saber se seu software satisfaz ou não suas necessidades.
1. Seu software exige que você utilize outro software em paralelo?
Se seu sistema trabalha em paralelo com outros sistemas que não têm conexão com ele, você deve considerar a implantação desse software como classe B. Geralmente, trata-se de implantações que não chegam a cobrir a totalidade da empresa, ainda que possam cobrir todos os usuários.
Nesse tipo de implantação, ocasionalmente podem surgir pontos de desconformidade que geram dúvidas.
No entanto, é preciso esclarecer que, em alguns casos, é bom combinar o ERP com o CRM, porque com ambos se alcança uma gestão empresarial mais completa. Tudo depende da forma como a integração acontece.
2. Caso utilize outros softwares, é possível fazer integrações com facilidade?
Em algumas ocasiões, não é possível evitar o uso do software ERP com outro software externo fornecido por outro provedor. A combinação de ambos pode ter como propósito alcançar um maior nível de automatização, reduzir tempos ou custos, entre outras expectativas.
No entanto, o cumprimento das suas necessidades dependerá justamente da forma e da facilidade com que ambos os softwares sejam combinados.
Ambos os softwares devem funcionar de tal forma que não gerem conflitos e que a informação gerada por eles seja compatível, para que possa ser facilmente utilizada por todos os usuários.
Essa integração dependerá do fornecedor do sistema ERP, pois é ele quem deve buscar a maneira de acoplar sua solução ao software externo em função da integração de todas as áreas para uma melhor gestão da sua empresa.
3. Até que ponto seu software agiliza as comunicações?
É fundamental que, em sua empresa, as comunicações ERP sejam integradas e que essa integração seja realizada de tal maneira que a informação transmitida seja confiável e acessível a todo momento.
Essa integração comunicacional deve permitir não apenas a transmissão em tempo real da informação, mas também que ela seja fidedigna e confiável.
Se isso não acontece, você pode ter certeza de que seu software não está atendendo às suas necessidades empresariais.
4. Quais dados e em que quantidade seu software oferece para a tomada de decisões estratégicas?
De nada serviria que a informação fosse confiável se fosse insuficiente, assim como seria inconveniente que, nas informações disponíveis, faltassem dados de um departamento ou área.
Em outras palavras, seu sistema ERP deve fornecer a maior quantidade e variedade de dados necessários para que você possa tomar as decisões mais importantes dentro da sua empresa.
Para isso, o sistema deve estar equipado com ferramentas de análise como o Inventiva BI, que tem a particularidade de oferecer aos usuários flexibilidade e segurança para o uso e manejo da informação.
A Oracle oferece vantagens como a execução de análises na nuvem, o que permite uma cobertura maior de dados. Isso, sem dúvida, atenderia às suas necessidades de análise de informação, por mais volumosa ou complexa que seja sua base de dados.
5. Ele apresenta gráficos que facilitam a apresentação e análise de dados?
A forma como os dados são apresentados também é fundamental. Afinal, de nada serve haver uma abundância de dados se apenas agrupá-los para analisá-los consome uma grande quantidade de tempo.
Por isso, para poder dizer que um software ERP atende às suas necessidades, ele deve ser capaz de oferecer representações gráficas que simplifiquem a leitura e interpretação de uma grande massa de informação. Essas representações gráficas também devem ser fáceis de entender.
6. O quão difícil ou complexo é adaptar novas funções ao seu software?
As empresas são feitas para crescer e, com elas, o software também deveria crescer. Imagine se, cada vez que você ampliasse sua organização, precisasse de um novo software. Seria algo imprático.
Por isso, seu software ERP deveria aceitar a adaptação de novas funções de maneira fácil, sem traumas e sem exigir grandes investimentos de tempo, dinheiro ou esforço.
7. Seu sistema ERP é seguro?
Um dos aspectos que melhor indicam a qualidade do seu sistema é a segurança que ele proporciona às informações da sua empresa.
Os módulos do sistema devem estar integrados de tal forma que permitam o acesso à informação para determinados usuários e, ao mesmo tempo, restrinjam o acesso para outros.
Para atender às suas necessidades de segurança da informação, o software deve contar com processos fundamentais como a criptografia da informação.
Os sistemas ERP que possuem essa capacidade de criptografia são aqueles providos das ferramentas da Oracle, por exemplo, Oracle Advanced Security TDE.
Essa ferramenta da Oracle é tão potente que é utilizada para a proteção de informações sensíveis por empresas complexas nas quais se gera uma grande quantidade de dados, como organizações de saúde e universidades.
Uma das grandes vantagens do Oracle Advanced Security pode ser vista na criptografia dos dados na rede. Essa ferramenta protege os dados enquanto estão em trânsito, bloqueando qualquer possibilidade de espionagem na rede.
É muito importante que seu software contenha essas ferramentas para atender às suas necessidades de proteção de informação na rede.
8. Seu software ERP permite rastrear as atividades? Você sabe o que cada usuário faz?
É muito importante para a segurança da sua empresa que seu software possibilite saber os movimentos dos usuários, assim como a data e o terminal em que foram realizados. Esses registros devem ser protegidos na base de dados do sistema.
E, para evitar que essa informação “desapareça”, assim como qualquer outra, por más intenções, negligência ou falhas elétricas, seu sistema ERP deve possuir uma ferramenta para os respaldos ou backups da base de dados.
Em conclusão, somente as respostas dadas às perguntas anteriores permitirão saber se seu software ERP atende a todas as suas necessidades empresariais em termos de produção, comunicações, informação e segurança.
Somente dessa maneira você garantirá que o investimento realizado está realmente gerando os resultados desejados. E esses resultados devem ser representados em números.
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