Se você percebeu que precisa investir em um sistema ERP para integrar as operações da sua empresa, é conveniente considerar uma série de aspectos antes de tomar a decisão de selecionar um fornecedor e a solução que ele oferece.
A decisão de incorporar uma determinada solução tecnológica passa por um processo de avaliação no qual são considerados muitos aspectos voltados à proteção do investimento, assim como ao propósito de obter certa garantia de que a opção selecionada é a mais indicada.
O enfoque dessa avaliação deve ser compartilhado. Por um lado, você deve avaliar como esse software ERP escolhido ajudará na organização dos processos ou na metodologia de trabalho, tornando sua organização mais eficiente. Por outro lado, deve observar quanto custará, em termos de tempo, dinheiro e esforço, aplicar essa solução informática.
Quais aspectos determinam a implementação de um sistema ERP?
Em primeiro lugar, você deve ter claro quais são as necessidades que precisa cobrir com essa solução informática, pois cada empresa é um mundo e há muitos aspectos que devem ser considerados: tipo de informação, processos, estrutura organizacional, orçamento…
Por exemplo, você deve avaliar qual área da sua empresa mais necessita da aplicação dessa ferramenta tecnológica. Isso é possível por meio de uma avaliação das necessidades de cada departamento.
Uma vez realizado o diagnóstico da empresa, torna-se indispensável avaliar o impacto econômico e organizacional que a implementação dessa solução tecnológica terá.
Nesse caso, trata-se de responder a perguntas como: qual é o custo do programa? O que esse custo inclui? Quais equipamentos vou precisar? Como a equipe responderá à implementação? Quais serão os custos de capacitação?, entre outras.
Responder a essas perguntas passa pela compreensão de que a decisão não é apenas uma questão de dinheiro, mas também de aspectos intangíveis como experiência, conhecimento e motivação da equipe.
Um aspecto fundamental na seleção de um sistema ERP: a segurança da informação
Um aspecto muito importante a considerar na sua decisão de investimento em um sistema ERP é a segurança que ele proporcionará.
Um dos ativos mais importantes é a informação, por isso ela não deve ficar exposta com a implementação do software. Pelo contrário, a solução escolhida deve garantir que seus dados mais importantes estarão protegidos contra qualquer intrusão mal-intencionada ou falha elétrica.
Nesse caso, é importante observar as ferramentas de que o software dispõe para blindar o acesso a certas áreas-chave.
É importante destacar que, entre as ferramentas mais importantes que existem para a proteção da informação, encontra-se a Base de Dados Oracle.
Em sua trajetória de mais de três décadas, a Oracle chegou a aperfeiçoar a automatização de processos como análise de dados e acesso a eles, sem descuidar da proteção e do resguardo dessa informação.
A chave dessa combinação de versatilidade e segurança está em uma tecnologia de ponta que compreende a criptografia transparente de dados.
A Oracle Advanced Security Transparent Data Encryption (TDE), baseada em padrões, garante a proteção dos seus dados na rede, no disco e nos meios de backup.
A Oracle é a base de dados mais segura e ágil do mundo, por isso você deve se certificar de que o software ERP escolhido conte com esse tipo de ferramenta poderosa.
Quais aspectos você deve considerar para a seleção do fornecedor de um sistema ERP?
Estabelecer com clareza as necessidades da sua empresa que serão cobertas ajudará a determinar os componentes que o sistema deve conter. Em outras palavras, as soluções oferecidas pelo fornecedor devem coincidir com as necessidades empresariais detectadas.
O ideal é que o fornecedor apresente várias opções e orçamentos para que você decida qual se adapta melhor às suas capacidades.
Também é importante avaliar o impacto que a implementação teria em cada área. Essa avaliação tem como objetivo determinar a possibilidade de mudanças nos processos, a capacitação da equipe e até a resistência à mudança.
Nesse sentido, sua decisão sobre uma das opções oferecidas pelo fornecedor não deve considerar apenas o custo direto da implementação do sistema, mas também os custos indiretos e o impacto, a fim de estabelecer a relação custo-benefício.
Para a seleção de um fornecedor de sistema ERP, você deve considerar uma série de aspectos, como experiência, capacidade técnica e garantia de serviço.
Uma forma de medir a experiência do fornecedor é por meio de sua clientela. Informe-se sobre as empresas onde seus sistemas foram instalados. Leve em conta se elas têm características semelhantes às da sua empresa, como objeto, tamanho e mercado.
Considere também há quanto tempo o fornecedor opera. Estabelecer uma relação entre anos e quantidade de clientes é uma boa maneira de avaliar sua capacidade e experiência.
A implementação de um sistema ERP é um processo que exigirá o acompanhamento contínuo e sustentado do fornecedor, sobretudo no início. Por isso, é muito importante, antes de contratar, estabelecer as condições de suporte técnico incluídas na oferta.
Informe-se sobre as recomendações ou comentários feitos sobre o fornecedor e o suporte que ele oferece
Não é recomendável optar por um fornecedor novo ou pouco conhecido. Mas, caso seja assim, você deve buscar uma forma legal que garanta que ele não desaparecerá depois de implementar o software.
A questão é que ficar sem suporte ou com um software obsoleto deixará você em uma situação pior do que a inicial. Por isso, é importante considerar a confiabilidade e a garantia do fornecedor.
O sucesso da implementação do sistema ERP dependerá tanto do diagnóstico realizado sobre suas necessidades empresariais e da disponibilidade e adaptação de recursos, quanto da experiência, capacidade e garantia do fornecedor.
Em definitiva, uma boa decisão, baseada nos resultados da avaliação desses dois pontos básicos, situação organizacional e fornecedor, permitirá obter uma implementação em que o investimento seja maximizado.
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