É uma obrigação para grandes e médias empresas contar com sistemas tecnológicos que facilitem seus processos de gestão e administração de dados, mas a verdade é que nem sempre elas têm um programa adaptado às suas necessidades. Isso faz com que, ao tentar migrar de um software para outro, entrem em caos.
Se identificou? Então fique tranquilo, sabemos que a prioridade da sua empresa é contar com um sistema adaptado, confiável e eficiente. Por isso, reunimos cinco dicas para que essa migração de software não se transforme em um verdadeiro problema para os usuários. Aproveite ao máximo nossas recomendações para cada etapa da transição.
Migrar para um software ERP com sucesso
Por que nos dar ao trabalho de trocar um sistema que já usamos por um software ERP? Migrar para um software completamente adaptável tem uma série de benefícios:
- Permite realizar diversas tarefas evitando retrabalho.
- Evita falhas e perdas de dados.
- É seguro e confiável.
- É usável e amigável.
- É eficaz para médias empresas e grandes grupos empresariais.
- Adapta-se para crescer junto com sua empresa.
Se o sistema informático que você utiliza não entrega esses resultados, você precisa migrar para um software ERP. Agora, o que queremos contar é como tornar o processo de transição o mais bem-sucedido possível.
1. Trabalhe cada processo de forma incremental.
Aplique a seguinte regra: do menor para o maior.
Desenvolver um software ERP pode ser uma tarefa trabalhosa se pensarmos em tudo o que precisamos que a empresa contratada desenvolva. Agora imagine implementá-lo na empresa: pode parecer que é demais.
A melhor forma de começar é definir um processo inicial que depois possa ser ajustado e ampliado. Todos os módulos do sistema são importantes. Valide cada processo implementando pequenas entregas e avance por cada uma delas, junto com a empresa que você contratar.
Isso pode ser feito durante a execução e o treinamento. Pense em um método que permita aprovar o funcionamento do sistema sem travar nele e sem dificultar sua compreensão. Pouco a pouco você se familiarizará com o uso e o funcionamento, mas, no início, não se desespere.
2. Estruture um cronograma de execução.
Esta segunda dica complementa perfeitamente a primeira, já que agendar e planejar o desenvolvimento por etapas facilitará muito a tarefa.
Quando você decide migrar de software, deve fazer isso com uma empresa profissional que facilite a estrutura dos passos a seguir em cada processo. É importante conhecê-los para evitar atrasos.
A implementação e o treinamento também devem ser realizados com planejamento para aproveitar melhor o tempo dos colaboradores e garantir a efetividade do trabalho.
Além disso, ter um cronograma permitirá organizar suas dúvidas e perguntas para cada etapa e manter você informado sobre tudo. Com isso, você poderá supervisionar se o serviço contratado está cumprindo o que foi prometido.
3. Comece pelas empresas menores.
Se você tem um grupo empresarial, peça que comecem migrando as empresas menores no início do processo e, depois, avancem para as empresas maiores.
Essa modalidade permite aprender mais rapidamente e corrigir pequenos erros antes de trabalhar em empresas mais complexas. Você também terá mais contato com o funcionamento do software.
Leve esse passo em consideração ao estruturar o cronograma de trabalho mencionado anteriormente.
4. Boa comunicação com a direção da empresa.
Esta dica é vital. Na verdade, é uma das mais importantes.
Os diretores transmitem com clareza as necessidades que a empresa tem e os problemas que precisam resolver, e os fornecedores do software sabem como fazer isso. Se não houver essa comunicação, você consegue imaginar qual será o resultado?
Por isso, deve existir uma comunicação constante e próxima entre ambas as partes. Isso é peça-chave para alcançar os objetivos e avançar de forma efetiva.
Talvez surjam dúvidas ou requisitos à medida que o desenvolvimento do ERP avança. Não se preocupe: compartilhe e converse sobre eles.
É um erro assumir que a empresa contratada já sabe tudo sobre o que precisamos ou que o cliente está absolutamente informado sobre o processo. Manter uma boa comunicação evitará possíveis mal-entendidos e atrasos.
5. Treinamento prático para o uso do software.
Um treinamento efetivo deve cobrir aspectos teóricos e práticos. Na verdade, essa é a forma que gera melhores resultados.
Certifique-se de que cada usuário receba a devida capacitação para usar as funções do sistema correspondentes ao seu cargo ou função dentro da empresa, além de acompanhamento durante a fase prática e assistência imediata diante de possíveis problemas.
Além disso, a empresa que desenvolver o software deverá oferecer uma recapacitação que permita aos usuários do sistema consolidar seu aprendizado. A consolidação do conhecimento é muito importante e só é possível quando você conta com uma equipe profissional e experiente.
Não contrate empresas que nunca fizeram um trabalho semelhante ao que você precisa. Possivelmente elas não saberão conduzir os treinamentos de forma eficaz.
Conclusão
Lembre-se de que migrar de um software comum para um software ERP é importante para o crescimento e desenvolvimento da sua empresa, já que você terá, nesse sistema, um aliado para potencializar o desempenho das tarefas na sua organização.
Assim, a melhor decisão que você pode tomar é escolher uma empresa que, com sua ampla equipe de profissionais e sua experiência no mercado, consiga oferecer as soluções de que você precisa. Na Inventiva, estamos dispostos a ser seus aliados nesse processo.
Por fim, agora que você leu as dicas, só falta que você e sua equipe as coloquem em prática. Trabalhar em equipe fará com que todo o processo seja mais fácil. Por isso, recomende este artigo aos membros da sua empresa, diretores e usuários do software, para que esta ferramenta os ajude tanto quanto ajuda você.
E você, já tem um software ERP para o seu negócio ou empresa? Abaixo deixamos nosso catálogo de módulos. Nele, você encontrará o sistema adequado para que sua empresa melhore o desempenho.
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