Como administrador ou dono do seu negócio, você sabe que, em um mercado competitivo, precisa contar com ferramentas que ajudem a gerenciar os processos envolvidos no funcionamento da sua empresa.
À medida que uma empresa cresce, suas necessidades mudam; tudo se torna muito mais complexo. Mesmo assim, muitos líderes ou gerentes se recusam a deixar de usar planilhas.
E você, sabe quando é melhor usar um sistema ERP ou planilhas? No artigo a seguir, veremos as vantagens e desvantagens de cada um, para que você possa tomar a decisão correta.
Planilhas vs Sistemas ERP: quando é melhor utilizar cada um?
As planilhas servem para coletar, organizar e analisar dados comerciais. Isso é ideal para gerenciar sua empresa, certo? Mas o que acontece quando as informações da sua empresa crescem tanto quanto o seu negócio? Encontrar informações sobre clientes, vendas, finanças… será uma verdadeira odisseia.
Por outro lado, a carga de trabalho e a análise de dados se tornam mais complicadas. Além disso, erros de inserção de dados e redundâncias podem passar despercebidos durante verificações e processamento manual de dados.
As informações das planilhas se concentram no que aconteceu no passado, não no que acontecerá no futuro, seja no curto ou no longo prazo.
Com um sistema ERP, todos esses erros desaparecem e a inserção e gestão dos dados se tornam muito mais fáceis, já que esses sistemas são desenvolvidos para isso. Você pode extrair informações de várias tabelas de maneira simples e em tempo real. Isso permite atender às necessidades dos seus clientes e tornar seus processos mais eficientes.
Como líder, você poderá executar operações, analisar e administrar de forma instantânea. Sem dúvida, essa é uma estratégia mais rentável para acelerar o crescimento. Diante disso, as planilhas ficam obsoletas.
Economia de tempo
Em uma planilha, todas as informações precisam ser gerenciadas manualmente: dados de vendas, informações de clientes, faturamento… tudo isso consome muito tempo. Além do risco associado à inserção de informações incorretas.
Inserir e gerenciar as informações comerciais do seu negócio com um sistema ERP é muito mais rápido e seguro. As tarefas de recursos humanos, finanças e informática podem melhorar significativamente graças à visibilidade que ele oferece.
Acompanhar o desempenho empresarial e as oportunidades emergentes com um monte de planilhas provavelmente transformará a tarefa em uma dor de cabeça para seus colaboradores: dados não consolidados, redundâncias, percepções enviesadas e questionáveis, etc.
Por meio de um software ERP, é possível executar diferentes processos administrativos e operacionais em uma mesma plataforma, ao mesmo tempo em que ele se integra às ferramentas que você usa diariamente, como PDF, e-mail, etc.
Isso significa que seu negócio poderá contar com:
- Informação integrada e em tempo real de todos os processos, como vendas, compras, estoque, finanças, administração, etc.;
- Visibilidade total do negócio;
- Relatórios detalhados e globais que ajudam a tomar melhores decisões;
- Informação precisa, sem duplicidades, retrabalho, erros de transcrição nem riscos de perda.
Segurança
Embora as planilhas sejam ferramentas poderosas, ainda existem desvantagens significativas que podem afetar a gestão da sua empresa. Usar planilhas implica riscos, especialmente se você precisa administrar grandes volumes de dados confidenciais.
Por exemplo, uma vez que você compartilha um arquivo, perde o controle sobre ele, o que aumenta os riscos associados à segurança dos dados, já que qualquer pessoa poderá ter acesso a eles.
Além disso, se suas decisões e estratégias comerciais se baseiam nos dados e cálculos dentro dessas planilhas, sua empresa estará em risco caso você não consiga auditá-los e controlá-los de forma eficaz.
Infográfico: Planilhas VS Sistemas ERP
Conclusão
Usar planilhas ou um sistema ERP é uma decisão que depende de muitos fatores. Por exemplo, o tamanho da empresa: se você está começando seu negócio, tem pouco faturamento e poucos colaboradores, pode optar pelas planilhas.
Agora, se você tem uma empresa que lida com muita informação e está em crescimento, um sistema ERP é a melhor solução para você. Ele permitirá aumentar a visibilidade detalhada do seu negócio e realizar análises para tomar as melhores decisões.
Em todo caso, é fundamental analisar muito bem se sua organização já superou ou não as capacidades das planilhas e precisa migrar para um sistema ERP. Aqui estão alguns sinais que ajudam nessa decisão:
- Você tem dados de funcionários, clientes e fornecedores salvos em computadores ou dispositivos, mas eles não estão relacionados entre si e ficam armazenados em locais dispersos… é uma dor de cabeça encontrar os dados!
- Seus colaboradores passam mais tempo coletando e organizando dados do que trabalhando com eles.
- É difícil obter informações em tempo real.
- Você não consegue acessar seus dados de qualquer lugar, em qualquer dispositivo e a qualquer momento.
- Você tem acesso limitado às informações a partir de dispositivos móveis, por exemplo, consegue visualizar informações, mas não editá-las.
As planilhas continuam sendo uma ferramenta para administrar processos comerciais básicos e desempenham um papel valioso especificamente em análises financeiras, relatórios e painéis. No entanto, elas não são flexíveis, seguras nem capazes de integrar todas as áreas da empresa.
Em definitiva, sobram razões para escolher o software ERP como uma solução tecnológica integral que oferece máxima agilidade e eficiência na gestão empresarial.
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